Berichtswesen

Auf den Prüfstand

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Antrag: Knappe Kassen, knappe Köpfe: Berichtswesen auf den Prüfstand

Die Landeshauptstadt Stuttgart steht vor erheblichen finanziellen und personellen Herausforderungen. Die extrem angespannte Haushaltslage und der zunehmende Fachkräftemangel zwingen dazu, sämtliche Aufgaben und Prozesse fortlaufend auf ihren tatsächlichen Nutzen zu überprüfen. Gerade in einer Zeit, in der öffentlich über Prioritäten, Einsparungen und die langfristige Leistungsfähigkeit unserer Stadt gesprochen wird, muss die Verwaltung mit gutem Beispiel vorangehen und bestehende Strukturen kritisch hinterfragen

Besonders gilt dies für die Vielzahl an Berichten und Dokumentationen, die in den unterschiedlichen Fachbereichen der Verwaltung regelmäßig erstellt werden. Ob Beteiligungsbericht, Bildungsbericht, Berichte im Zusammenhang mit den Sustainable Development Goals oder zahlreiche weitere Berichts- und Dokumentationsformate – ihre Erstellung bindet erhebliche finanzielle und personelle Kapazitäten. Hinter jedem Bericht und jeder Dokumentation stehen finanzielle Sachmittel sowie Arbeitsstunden für Datenerhebung, Abstimmungen, Auswertungen, redaktionelle Bearbeitung, Präsentationen und politische Befassungen.

Gleichzeitig stellt die Verwaltung zunehmend digitale Informations- und Steuerungsinstrumente wie Dashboards zur Verfügung, über die zahlreiche Kennzahlen und Informationen, die bislang überwiegend in Berichts- bzw. Dokumentationsform aufbereitet wurden, fortlaufend eingesehen werden können. Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, ob Umfang, Häufigkeit und Detailtiefe aller heute erstellten Berichte und Dokumentationen noch zeitgemäß und erforderlich sind oder ob Informationen teilweise effizienter und ressourcenschonender bereitgestellt werden können.

Auch andere Kommunen gehen diesen Weg bereits. So wurde jüngst bekannt, dass die Universitätsstadt Tübingen nach Angaben von Oberbürgermeister Boris Palmer vom Regierungspräsidium die Genehmigung erhalten hat, künftig keinen Beteiligungsbericht mehr vorlegen zu müssen. Dies zeigt, dass bestehende Berichtsanforderungen kritisch hinterfragt und reduziert oder gegebenenfalls ganz eingestellt werden können.

Unser Ziel ist dabei nicht die Einschränkung notwendiger Transparenz. Vielmehr geht es darum, die vorhandenen Ressourcen auf das notwendige Maß zu konzentrieren und dort einzusetzen, wo sie den größten Nutzen für die Bürger entfalten. Jeder Euro und jede Arbeitsstunde, die nicht für zusätzliche Berichte, Dokumentationen und Präsentationen aufgewendet werden müssen, stehen für die eigentlichen Kernaufgaben der Verwaltung zur Verfügung. In Zeiten knapper Kassen und zunehmenden Fachkräftemangels ist es geboten, das Berichts- und Dokumentationswesen konsequent auf den Prüfstand zu stellen und auf das notwendige Maß zu begrenzen.

Wir bitten um die Beantwortung folgender Fragen im Verwaltungsausschuss:

1.) Welche regelmäßig erstellten Berichte und Dokumentationen werden derzeit von der Stadtverwaltung erstellt oder beauftragt und auf welcher rechtlichen Grundlage beruhen diese? Wir bitten um eine Übersicht der wesentlichen Berichte und Dokumentationen unter Angabe ihrer Häufigkeit sowie einer Einordnung, ob diese auf gesetzlichen Vorgaben, Beschlüssen des Gemeinderats oder freiwilligen Entscheidungen der Verwaltung beruhen. Darüber hinaus bitten wir um die Darstellung des jeweiligen jährlichen finanziellen und personellen Aufwands, insbesondere in Form der entstehenden Sachkosten sowie von Personalstunden beziehungsweise Personalstellen.

2.) Wie bewertet die Verwaltung die Effizienz, den Nutzen und die Erforderlichkeit der einzelnen Berichte und Dokumentationen? Bei welchen Berichten und Dokumentationen sieht die Verwaltung Möglichkeiten zur Reduzierung, Zusammenführung, Vereinfachung, Verringerung der Berichtsfrequenz oder gegebenenfalls vollständigen Einstellung, ohne hierbei gesetzliche Vorgaben zu verletzen?

3.) Welches personelle und finanzielle Einsparpotenzial sieht die Verwaltung, wenn sämtliche freiwilligen Berichte und Dokumentationen auf das zwingend erforderliche Maß reduziert, zusammengeführt oder gegebenenfalls eingestellt würden?

Antragssteller: Alexander Kotz / Jürgen Sauer / Dr. Markus Reiners / Anita von Brühl

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